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Comment devenir télésecrétaire ?

Le « Télésecrétariat » : le mot magique. Pourquoi ? D’abord, le télétravail donne l’image de travailler à l’extérieur de l’entreprise – sans hiérarchie, sans collègues sur le dos, sans horaires imposés. Donc, de travailler librement dans le confort de son domicile.

Ensuite, le télésecrétariat offre mille et un métiers exécutables chez soi. Car une secrétaire en télétravail ne fait pas le même métier qu’une secrétaire salariée en entreprise. Elle peut ne proposer qu’un seul service dans lequel elle se sente à l’aise et qu’elle aime faire. La maîtrise d’un seul logiciel, ou une orthographe parfaite, ou la connaissance du Web, etc. peut suffire pour créer son propre emploi dans le télésecrétariat.

En lisant ces lignes, vous comprenez que je ne parle pas de convertir un emploi salarié actuel, là je n’ai aucun conseil à donner, vous devez vous adresser à votre employeur. Je m’adresse seulement aux personnes privées d’emploi, aux seniors, aux handicapés et à toutes personnes qui cherchent à exister sur le plan social en créant leur propre emploi et à celles ayant un projet d’installation.

Si le télétravail s’apparente à la liberté de travailler, il n’est qu’un mode organisationnel – télétravailler n’est pas un métier.

« Organisation » et « Gestion de temps » sont les maîtres mots du télétravail. Retenez que le client est roi et s’il a besoin de vous dans l’urgence (et c’est souvent le cas) il vous sera parfois difficile de gérer votre temps et de concilier votre vie de famille sans avoir au préalable envisagé cette éventualité avec eux.

Une fois l’aspect organisationnel mis en place au sein de votre famille, en direction de vos amis et de vos obligations de toute sorte, le plus difficile reste à faire : prospecter pour trouver vos premiers clients, accomplir les missions qui vous sont confiées et surtout entretenir une relation avec eux – qu’ils soient déjà clients ou seulement prospects.

Bien préparer son projet

Un projet bien préparé aura répondu à plusieurs questions :

  1. qu’est-ce que je sais faire ?
  2. qu’est-ce que j’aime faire ?
  3. suis-je assez « pointu(e) » dans ce domaine ou me faut-il encore me former ?
  4. qui peut avoir besoin de mes services ?
  5. où se trouvent mes futurs clients ?
  6. comment vais-je les aborder ?
  7. comment vais-je me faire connaître ?
  8. quelles références vais-je pouvoir utiliser ?
  9. quels supports de communication vais-je utiliser ?
  10. quelles relations vais-je tisser pour ne pas me faire oublier ?

90 % des personnes qui me contactent ont un réel problème de communication parce qu’elles n’ont pas acquis l’esprit entrepreneurial et l’attitude indispensable d’une relation « gagnant – gagnant ».

Se cacher derrière son écran et envoyer 500 mails ou 100 prospectus par La Poste et attendre d’être contacté(e) ne marche pas. La prospection est difficile. Il faut se montrer, se présenter, expliquer les avantages que votre prospect obtiendra en vous confiant des missions ; le rassurer sur vos compétences, votre disponibilité.

Le vendeur d’articles aura besoin de beaucoup d’acheteurs. Un prestataire de services n’aura pas besoin d’autant de clients. Il vaut mieux prendre le temps d’étudier l’entreprise à qui vous allez vous adresser pour savoir où et comment vous placer par rapport à sa structure, et adapter votre offre. Qui fait quoi dans cette entreprise ? Quelle personne contacter ? Mon contact est-il le décisionnaire ? Ce sont encore des questions pour lesquelles vous devez avoir les réponses avant de prendre contact.

Prospecter et entretenir une relation/clients et une relation/prospects doit faire partie de votre emploi du temps journalier. Si Internet est devenu l’outil principal du télétravailleur et qu’il facilite sans limites géographiques la recherche de clients, il n’en reste pas moins que le téléphone est l’outil certainement le plus précieux.

Prospecter pour vendre est le nerf de la guerre : sans client, pas de chiffre d’affaires, et pas travail. Pour comprendre la prospection et l’aborder sereinement, il faut commencer par acquérir un état d’esprit pour se faire connaître.

Ne vous engagez pas à la légère

Chaque contact doit vous apporter quelque chose. Ne vous contentez jamais d’un « non, merci, au revoir madame (ou monsieur) ». Vous devez, au minimum, obtenir son téléphone direct, son adresse mail personnelle au sein de l’entreprise pour créer et garder un lien avec ce prospect.

Dans tous les cas, lui adresser un courrier ou un mail de remerciement pour vous avoir accordé de son temps et lui rappeler vos offres de services. A vous de trouver des occasions pour reprendre régulièrement contact. Sans ce lien vous serez vite oublié(e) et le jour où il aura effectivement besoin d’externaliser, il ne se souviendra plus de vous.

Votre prospect a besoin de vos compétences, il vous demande un devis. Retenez que le devis n’est pas qu’une offre de prix, mais les conditions les plus détaillées possible de son besoin et la méthodologie de votre exécution, et le délai d’exécution. Une fois le devis signé, si vous n’avez pas bien estimé votre temps ou la difficulté, vous ne pourrez pas revenir sur vos engagements tarifaires. D’où l’importance de bien décrypter le résultat voulu par le client.

Mais le point le plus important reste le délai. Vous ne devez pas vous engager sur un délai que vous ne pourriez pas tenir. Il n’est pas envisageable de dire au moment de la livraison que le travail n’est pas près. Vous pourriez mettre votre client dans une situation qui pourrait avoir de graves conséquences pour son entreprise. Et vous, non seulement de perdre un client, mais de devoir des dommages et intérêts, ou pénalités de retard.

Le devis est un document contractuel, autant ne rien oublier. Par exemple, n’oubliez pas, si c’est le cas, de :

  • compter le papier et l’impression pour les réceptions de fax ;
  • chiffrer vos déplacements ;
  • faire payer l’enveloppe et l’affranchissement ;
  • tenir compte de la fourniture du CD ou de la clé USB pour la sauvegarde demandée ;
  • calculer la fourniture et le temps pour relier votre travail ;
  • etc. etc.

Si l’urgence et le délai imposé vous obligent à travailler le week-end ou jour férié, précisez le surcoût.

Plus l’étude de ce devis sera approfondie, plus facile vous paraîtra l’accomplissement de la mission.

« Ne cherchez plus un patron, ayez des clients. » Voilà qui résume votre situation, vous lecteurs et lectrices qui cherchez « Comment créer votre entreprise de télésecrétariat qui rapporte avec zéro d’investissement (ou presque) ».

Pour en savoir plus

Bernadette Beignet pratique le télésecrétariat depuis des années. Non contente d’être une experte dans son domaine, elle milite activement pour le développement du télétravail et de l’activité indépendante de télésecrétaire.
Bernadette a ouvert 2 blogs pour aider les candidat(e)s à se lancer dans ce métier :

Voir son groupe « Osez être télésecrétaire » sur Zevillage

À propos Bernadette Beignet

Bernadette Beignet
Auteur du " Blog d'une télésecrétaire qui vous dit tout ", pionnière du télésecrétariat.

18 plusieurs commentaires

  1. Bonjour Bernadette,
    Comme vous le rappelez justement, apporter aux professionnels ou particuliers des solutions de télésecrétariat indépendant ne s’improvise pas. Se lancer dans un projet de création d’entreprise en ne prenant pas en compte ses différentes facettes et les compétences afférentes me paraît constituer un exercice voué à l’échec.

  2. Bernadette Beignet

    Bonjour Sylvie,
    Merci pour votre réaction.

  3. Le télésecrétariat a de beaux jours devant lui mais gagne encore à être connu. Les avantages d’avoir recours à une assistante indépendante sont nombreux pour les entreprises – petites ou grandes.
    Il est indispensable d’avoir une solide expérience de plusieurs années de secrétaire salariée avant de se lancer dans l’aventure de secrétaire indépendante, en télétravail.
    Une belle aventure en tout cas pour celles qui tiennent le cap.

  4. Bernadette Beignet

    Bonjour Carole,

    Merci pour votre intervention.

    Sur le principe « secrétariat », je suis d’accord avec vous, mais la version « télétravail » offre justement de n’avoir qu’une seule compétence/expertise pour réussir. Le télésecrétariat, c’est mille et un métiers.

    Il ne sera jamais demandé à une secrétaire travaillant à distance d’assumer les fonctions d’une secrétaire en entreprise. Il lui sera proposé des missions et demandé un résultat final.

    Reste qu’avoir une solide expérience en entreprise donne un volant plus large dans ses offres de service et dans le domaine de ses connaissances.

    Vous devez être en pleine préparation du salon Rhénatic. Voudriez-vous bien nous en parler ? Parler de votre démarche de prospection et de vos ressentis à chaque approche de visiteurs, dans le groupe Osez Etre Télésecrétaire. Votre expérience peut être utile aux autres membres de zevillage.fr

    Au plaisir de vous lire.

  5. Excellent ! on peut dire que la démarche s’applique à un cadre beaucoup plus large que le secrétariat, mais à toute activité qui peut s »exercer en télétravail.

  6. le temps c’est de l’argent!

  7. Bonjour,

    Le télésecrétariat semble très intéressant. Étant donné que la télésecrétaire utilise ses propres outils informatiques, j’ajouterais une question dans mon projet, soit celle de comment prouver discrétion et confidentialité à un futur employeur. Qu’en pensez-vous? Est-ce qu’un employeur vous a déjà posé la question?

    Merci

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