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Guide sur la mise en place du télétravail dans la fonction publique par la DGAFP

La direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP) met à disposition un guide complet sur le télétravail avec un objectif clair : définir la notion de télétravail, préparer la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et évaluer son impact à l’échelle des différents services (téléchargez le Guide en fin d’article).
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Face à l’engouement général pour le télétravail, la Direction Générale de l’Administration de la Fonction Publique a publié un guide complet sur le télétravail. Ce guide a pour vocation d’accompagner les responsables des différents services de la fonction publique pour la mise en place de cette organisation de travail et la calcul de son impact. Plus encore qu’un guide, le texte recense tous les aspects positifs liés à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique.

Mise en œuvre d’une nouvelle organisation de travail

La détermination des activités éligibles au télétravail

En préambule, le guide de la DGAFP donne des pistes de réflexion sur les activités compatibles ou non avec le télétravail. Deux approches différentes sont proposées :

  • l’approche par analyse des tâches qui vise à déterminer les critères d’activités incompatibles avec le télétravail
  • l’approche par analyse des tâches éligibles au télétravail, plus complexe et plus longue.

Cette approche par tâche et non pas par métier permet de favoriser le télétravail partiel.

Le choix du lieu de télétravail

Le guide de la DGAFP souligne le fait que le télétravail peut se pratiquer en différents endroits :

  • à domicile, option actuellement privilégiée par les travailleurs comme par les employeurs
  • en télécentre, option en plein essor particulièrement dans les grandes villes

Le lieu d’exercice de télétravail est décidé par l’agent puis validé par le chef de service.

Encadrement du temps de travail

Casse-tête pour beaucoup, le guide nous rappelle que le temps de télétravail doit être encadré au même titre que le temps de travail classique. La charge de travail doit rester la même et le principe d’égalité à tous les agents s’applique. La DGAFP propose un système auto-déclaratif permettant de calculer précisément les heures supplémentaires et le décompte du temps de travail.

Mise à disposition des outils, matériels et systèmes

Le télétravailleur doit disposer de tous les outils nécessaires à la bonne tenue de ses fonctions. Pour ce qui est de l’installation initiale et de la maintenance, c’est à l’employeur de les assurer dans ses propres locaux. Le guide de la DGAFP conseille de fournir des guides et modes opératoires aux agents en télétravail.

La prévention des risques en télétravail

La DGAFP fait également un point sur les risques professionnels des agents :

  • les risques psychosociaux avec l’isolement social et professionnel, le stress lié aux objectifs et les risques liés au manque d’équilibre entre vie privée et vie professionnelle
  • les risques physiques avec la fatigue visuelle, les troubles musculaires et le stress.

Accompagnement de la mise en place du télétravail

Le guide de la DGAFP propose plusieurs pistes permettant d’accompagner, de sensibiliser et de former les différents acteurs de cette organisation :

  • la communication interne avec des campagnes de sensibilisation
  • la désignation d’un référent lié au télétravail
  • la sensibilisation et la formation par les administrations
  • la formation au télétravail des agents
  • la constitution de réseaux de pairs

Le télétravail en pratique

Le guide de la DGAFP comprend de nombreuses notions pratiques indispensables pour le bon fonctionnement de cette nouvelle organisation de travail.

L’adaptation du fonctionnement du service

Plusieurs méthodes permettent d’adapter le fonctionnement d’un service à la mise en oeuvre du télétravail, notamment en établissant un accès autonome dématérialisé aux référentiels. L’organisation du travail doit elle aussi être remaniée avec une meilleure polyvalence et une procédure de traitement des urgences lissée sur la totalité des agents.

Favoriser la communication

Le guide du télétravail nous rappelle que la communication joue un rôle clé pour la bonne mise en oeuvre du télétravail dans la fonction publique. Il convient donc aux responsables d’expliquer la notion de télétravail à leurs collaborateurs tout en expliquant les impacts de cette organisation sur les objectifs et les résultats.

L’organisation du temps de travail

La DGAFP donne de nombreuses pistes sur l’organisation du temps de travail :

  • La quotité de télétravail peut être définie par un nombre maximal de jours télétravaillés par semaine ou par mois.
  • Le calendrier des jours télétravaillés peut être défini avec des jours fixes et planifiés reportables ou non.
  • Les horaires de travail peuvent être soit variables, soit habituels.

Télétravail : la gestion de la demande

Si le télétravail reste à l’initiative de l’agent, le guide de la DGAFP nous rappelle que le supérieur hiérarchique direct doit donner son accord avant la mise en place.

Les étapes de la demande :

  1. L’agent formalise sa demande en précisant les activités concernées par le télétravail et l’organisation souhaitée et en listant ses motivations.
  2. L’agent et le supérieur hiérarchique discutent de la demande lors d’un ou plusieurs entretien(s).
  3. L’agent est ensuite convoqué pour un entretien avec son supérieur qui lui explique les raisons de son refus ou de son accord.
  4. L’administration prend le relais en proposant un avenant au contrat de travail ou un arrêté individuel.

La préparation du domicile pour le télétravailleur

Le guide de télétravail de la DGAFP donne de nombreux conseils sur l’organisation de l’espace de travail au domicile du télétravailleur. L’environnement de travail, l’accès à internet, les installations électriques et les outils informatiques sont définis dans le détail.

Le management à distance pour le responsable

La DGAFP donne des pistes de réflexion sur l’adoption d’un nouveau mode d’organisation de la part des responsables. Le management doit ainsi être adapté aux situations de télétravail au travers de compétences spécifiques comme la disponibilité, l’écoute et la mise en place de règles précises. Le responsable aura également la tâche de suivre le travail des agents à distance grâce à différents outils comme les tableaux de bord.

La gestion des accidents et maladies professionnels

Les accidents du travail soulèvent des difficultés particulières lorsqu’ils surviennent au domicile du télétravailleur. Le guide du télétravail propose différentes règles à respecter en fonction du poste occupé par le télétravailleur qu’il soit fonctionnaire ou agent contractuel.

Téléchargez le Guide du télétravail de la DGAFP

 

(Photo : Alexandre Duret-Lutz)

À propos Mélodie Vanesse

Mélodie Vanesse
Rédactrice pour Zevillage, spécialiste de la rédaction SEO mais aussi passionnée de #voyages
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