Automatisation des tâches : gagnez en productivité avec Collect

Alexandre Delivet vient de lancer Collect, un service en ligne pour faciliter l’automatisation des tâches de récupération de documents. Quand on est une petite structure, c’est vital de gagner du temps dans le traitement de tâches répétitives et sans valeur ajoutée. Et, aujourd’hui, on sait faire autrement.

Zevillage : Quelles parties de notre travail sont concernées par l’automatisation des tâches ?
Alexandre Delivet : Cela peut toucher toutes les opérations digitales d’une entreprise. Et c’est relativement facile de mettre en place des process et de les digitaliser.

Un exemple : créer un process pour améliorer le travail des RH. Pour chaque nouvelle embauche je dois rédiger l’offre d’emploi de telle manière, la publier à tel endroit, et le recrutement se passe de telle façon. A chaque fois que j’embauche quelqu’un, je dois préparer le contrat, faire telle et etlle action. C’est la même chose pour les marketeurs, pour les vendeurs : comment je vais identifier mes liste de prospects et les contacter et comment je vais faire tout le suivi derrière.

L’automatisation des tâches aujourd’hui touche tous ces métiers.

Zevillage : Comment fait-on pour automatiser des tâches quand on n’est pas geek ?
Alexandre Delivet : Quand on n’est pas geek on peut déjà se reposer sur certains outils que l’on possède. Par exemple, dans les CRM il existe souvent une fonctionnalité « automatisation ».

On peut aussi utiliser des gabarits de mise en page d’emails, des templates, pour éviter de resaisir systématiquement le même email. Ou de placer des rappels automatiques, par exemple pour recontacter un prospect qui n’a pas donné de nouvelles au bout de x jours.

Dans Gmail, il existe des filtres que l’on peut lier à des actions. Comme archiver des mails qui viennent de telle ou telle adresse. Ou de placer dans un dossier « newsletters » toutes celles que je reçois pour éviter qu’elles polluent mon flux de messages.

Ce sont les premiers pas de l’automatisation. Toutes ces petites actions vont faire gagner en productivité au quotidien.

Zevillage : Quelles solutions existent si on souhaite monter en puissance avec l’automatisation des tâches et par exemple interconnecter des services?
Alexandre Delivet : La solution la plus connue aujourd’hui c’est Zapier. Mais il existe des concurrents dont un service dont on parle de plus en plus, Integromat.

Ces plateformes permettent de connecter des services entre eux. Par exemple, si je reçois une pièce jointe dans un email, je vais lancer une action comme stocker cette pièce dans Dropbox ou dans Google Drive.

Autre exemple, à chaque fois que je poste une nouvel article sur mon blog, il sera automatiquement posté sur les réseaux sociaux.

Zevillage : Cette expertise t’a amené à créer un outil que tu viens de lancer, Collect. Que peut-on faire avec cette plateforme ?
Alexandre Delivet : Collect permet de récupérer automatiquement des documents et des données, auprès de clients, d’employés ou de partenaires.

Si l’on reprend l’exemple du recrutement dont on vient de parler, en fin de parcours de recrutement, quand le salariés est embauché, je vais avoir besoin de récupérer une copie de sa carte d’identité, un justificatif de domicile et un RIB pour pouvoir le payer à la fin du mois. Collect va envoyer une demande au nouvel embauché lui expliquant qu’on a besoin de récupérer ces 3 documents qu’il pourra déposer en ligne. Collect effectuera les relances si nécessaire et ouvrira un accès à la RH pour valider ces documents.

Dès que l’embauche est réalisée, la demande part automatiquement.

Notre plateforme s’adapte à tous les métiers qui ont besoin de récupérer des documents, opération parfois fastidieuse. Comme dans l’immobilier, l’onboarding client, l’attestation légale pour vérifier que les fournisseurs sont à jour de documents indispensables comme le Kbis ou l’attestation de paiement de charges sociales.

Zevillage : Comment travaille-t-on sans Collect pour récupérer des documents ?
Alexandre Delivet : On peut gérer facilement une relation unique, comme un seul recrutement. Cela va devenir plus compliqué quand l’action se répète souvent.

Avec la crise du coronavirus, par exemple, beaucoup d’entreprises ont mis en télétravail leurs salariés quand elle le pouvaient. Certaines ont demandé à leurs télétravailleurs de leur fournir une attestation d’assurance pour leur habitation.

Si on a 50 salariés, leur envoyer un email pour demander de fournir l’attestation ne va pas être très compliqué. En revanche, pointer que chaque salarié a bien renvoyé le document, relancer les personnes qui n’ont pas fourni les pièces demandées et tout centraliser au même endroit va rapidement devenir un cauchemar. Avec Collect on gère cela en 3mn chrono.

Zevillage : Comment fonctionne Collect ?
Alexandre Delivet : Collect fonctionne en mode SaaS, en ligne, par abonnement avec une période d’essai d’une vingtaine de requêtes gratuites.

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Photo de Sharon McCutcheon sur Unsplash