Vous avez probablement déjà participé à une conférence téléphonique, à une vidéoconférence ou autre webconférence ? Vous reconnaîtrez les situations d’entreprise, comiques ou consternantes mais si vraies, dans ces sketchs. Quelques conseils pour ne plus rater ses conférences à distance.

A quoi ressemble une conférence téléphonique (ou une vidéoconférence) dans la vraie vie ? C’est la réponse à laquelle répondent les deux vidéos des comiques Tripp and Tyler.

Les situations sentent le vécu tellement elles sont réalistes. Tous les problèmes d’une conférence en ligne sont passés en revue. Certains participants n’arrivent pas à se connecter, d’autres jouent sur leur écran, chez un autre on entend le chien aboyer, des échos désagréables viennent perturber l’échange, les bruits de tasses de café d’une participante sont partagées avec tout le monde. Ajoutez-y les problèmes de sons ou d’images, les enfants qui vous dérangent, l’image qui se freeze, et c’est complet.

Bref, c’est terrifiant, très bien vu et très drôle. Mais derrière l’ironie se pose la question de l’utilité de ces conférences ? Quel en est la partie réellement utile ? C’est le moment de se poser la question de la pertinence des réunions, y compris téléphoniques.

Les joies de la conférence téléphonique

Les joies de la webconférence

Quelle valeur ajoutée pour la conférence téléphonique ?

Une réunion est une réunion, en présentiel ou à distance. Elle doit avoir un objectif, une finalité et la distance n’y change rien. Etre au téléphone ou en web conférence complique même les choses puisqu’il est plus difficile (voir les vidéos ci-dessus) de conserver l’attention des participants.

La technologie façonne nos comportements et elle n’apporte pas automatiquement un bénéfice aux échanges. Quand des gens communiquent en face-à-face, ils échangent beaucoup d’informations en mode non verbal, par les geste, les expressions. Un échange qui disparaît dans le filtre technique des conversations à distance. Au moins tant que nous ne bénéficierons pas tous des conférences à distance en haute définition, avec des images et du son stables et de grande qualité.

Tous les défauts des réunions en présentiel sont aggravés par les outils et par l’absence de communication non verbale. Deux raisons pour ne pas abuser des conférences téléphoniques, pour les raccourcir et pour bien les organiser. Car, en plus, à distance vous ne verrez pas vos collègues somnoler ou jouer sur leur écran. Ne faites pas perdre de temps aux autres, c’est la meilleure façon de réussir votre réunion.

Quatre conseils pour réussir ses conférences téléphoniques

Rester assis à écouter dans votre casque les platitudes de vos collègues pendant que vous jouez à Mind Minecraft est une façon terrible de passer du temps avec tout le monde. Mais il y a de l’espoir, tant qu’on suit quelques conseils :

  1. Faites court (voire pas du tout) : si vous ne voulez pas perdre vos participants, préférez des réunions moins longues. Réfléchissez aussi à la pertinence d’une réunion. peut-être pouvez-vous la supprimez ? Le mieux est de ne faire de conférence téléphonique si elle n’est pas indispensable.
  2. Préparez la conférence. Assurez-vous que tout le monde a lu les documents à l’avance.
  3. Envoyez à l’avance un ordre du jour par email. Cela mettra tout le monde dans l’ambiance.
  4. Gardez les coordonnées des participants sous la main. Si vous avez besoin de joindre quelqu’un via chat ou sur une ligne fixe pendant la conférence, ce ne sera pas le moment de chercher comment les joindre.
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