Comment réussir ses visioconférences sur Zoom, Teams et ailleurs

Pendant le confinement nous avons, pour beaucoup d’entre nous, découvert ou accumulé les usages de la visioconférence, du webinaire et de conférences téléphoniques. Parfois jusqu’à saturation (voir la Zoom fatigue). Voilà donc quelques conseils pour ne pas reproduire les erreurs du bureau et réussir sa visioconférence ou sa conférence téléphonique.

A quoi ressemble une visioconférence dans la vraie vie ? C’est la réponse à laquelle répondent les deux vidéos des comiques Tripp and Tyler.

Les situations sentent le vécu tellement elles sont réalistes. Tous les problèmes d’une conférence en ligne sont passés en revue. Certains participants n’arrivent pas à se connecter, d’autres jouent sur leur écran, chez un autre on entend le chien aboyer, des échos désagréables viennent perturber l’échange, les bruits de tasses de café d’une participante sont partagées avec tout le monde. Ajoutez-y les problèmes de sons ou d’images, les enfants qui vous dérangent, l’image qui se freeze, et c’est complet.

Bref, c’est terrifiant, très bien vu et très drôle. Mais derrière l’ironie se pose la question de l’utilité de ces conférences ? Quel en est la partie réellement utile ? C’est le moment de se poser la question de la pertinence des réunions, en visio ou au téléphone.

Les joies de la conférence téléphonique

Les joies de la visioconférence

Quelle valeur ajoutée pour la conférence à distance ?

Une réunion est une réunion, en présentiel ou à distance. Elle doit avoir un objectif, une finalité et la distance n’y change rien. Etre au téléphone ou en visioconférence complique même les choses puisqu’il est plus difficile (voir les vidéos ci-dessus) de conserver l’attention des participants.

La technologie façonne nos comportements et elle n’apporte pas automatiquement un bénéfice aux échanges. Quand des gens communiquent en face-à-face, ils échangent beaucoup d’informations en mode non verbal, par les geste, les expressions. Un échange qui disparaît dans le filtre technique des conversations à distance. Au moins tant que nous ne bénéficierons pas tous des conférences à distance en haute définition, avec des images et du son stables et de grande qualité.

Tous les défauts des réunions en présentiel sont aggravés par les outils et par l’absence de communication non verbale. Deux raisons pour ne pas abuser des visiocopnférences ou des conférences téléphoniques, pour les raccourcir et pour bien les organiser. Car, en plus, à distance vous ne verrez pas vos collègues somnoler ou jouer sur leur écran. Ne faites pas perdre de temps aux autres, c’est la meilleure façon de réussir votre réunion.

4 conseils pour réussir sa conférence téléphonique

Rester assis à écouter dans votre casque les platitudes de vos collègues pendant que vous jouez à Mind Minecraft est une façon terrible de passer du temps avec tout le monde. Mais il y a de l’espoir, tant qu’on suit quelques conseils :

1. Faites court (voire pas du tout) : si vous ne voulez pas perdre vos participants, préférez des réunions moins longues. Réfléchissez aussi à la pertinence d’une réunion. peut-être pouvez-vous la supprimez ? Le mieux est de ne faire de conférence téléphonique si elle n’est pas indispensable.
2. Préparez la conférence. Assurez-vous que tout le monde a lu les documents à l’avance.
3. Envoyez à l’avance un ordre du jour par email. Cela mettra tout le monde dans l’ambiance.
4. Gardez les coordonnées des participants sous la main. Si vous avez besoin de joindre quelqu’un via chat ou sur une ligne fixe pendant la conférence, ce ne sera pas le moment de chercher comment les joindre.

5 conseils pour réussir sa visioconférence

Dans son ebook sur les réunions à distances (à télécharger ici), la société Eevee, catégorise les réunions : les réunions de pilotage et de management ; les réunions de formation ; les réunions d’information ; les réunions collaboratives avancées.

Quelque soit leur finalité, la réussite des visioconférences réside dans la forme et l’organisation : préparation, déroulé et suites. Voilà une synthèse de leurs conseils pour les débutants, pour des personnes expérimentées et même pour les experts :

• la première question à se poser est la finalité de la réunion. Si ce n’est pas clair vous allez faire perdre leur temps aux participants et il n’en sortira rien. C’est le moment de se poser la question : cette réunion est-elle vraiment utile ?
• avant la réunion, fournissez aux participants les documents nécessaires et collectez les questions. Si vous êtes juste participant, lisez ou regardez les documents fournis. Préparez et testez votre connexion avant l’heure de démarrage, munissez-vous d’une bouteille d’eau, de quoi prendre des notes et chauffez votre voix si la réunion démarre tôt.
• pendant la réunion, soignez le formalisme, plus que si vous étiez ensemble au bureau. L’attention est plus difficile à capter et à conserver en ligne, évitez donc tout flottement. Commencez à l’heure : 10’ de retard en ligne perturbent plus les participants qu’en présentiel. Présentez-vous si nécessaire et expliquez les buts de la réunion.
• favorisez les interactions, en vidéo mais aussi à l’aide du chat de l’outil de visioconférence.
• enfin, pour conclure, partagez rapidement avec les participants un compte rendu qui comprend les tâches à accomplir avec des dates de rendu et des responsables pour ces tâches.