L’Hybrid index pour mieux gérer le travail hybride

La société Worklib, spécialiste de la gestion des espaces de travail des entreprises, a mis en place l’Hybrid index. Un questionnaire qui permet aux entreprises d’évaluer leur maturité dans la mise en place du travail hybride et d’identifier des pistes d’amélioration en matière d’espaces de travail, de collaboration et de cohésion d’équipe. Nous avons demandé à Nathanaël Mathieu, directeur Recherche et Culture de Worklib, de nous détailler l’usage de l’index et ses implications pour l’entreprise.

Zevillage : Tu peux nous expliquer en quoi consiste l’Hybrid index que Worklib vient de sortir ?

Nathanaël Mathieu : Avant de détailler l’outil, il est utile de préciser le contexte de sa création. L’index est le fruit de dix ans d’observation et de pratique d’accompagnement des entreprises dans le télétravail et le travail hybride. Beaucoup d’entreprises pensent le gérer correctement, mais, en fait, elles le font mal. C’est un peu mon angle d’attaque, dire : non, tout ne se passe pas bien.

C’est pour cette raison que l’on observe des sujets de retour au bureau un peu violents. C’est pour cela qu’il y a des télétravailleurs qui ont perdu la vision sur les règles du jeu du télétravail.

On s’est battus pour avoir la liberté au travail. Les entreprises l’ont donnée, mais il y a toujours des dysfonctionnements. Je ne dis pas que c’est massif, mais il y en a quand même pas mal.

Soit parce que d’un côté, il y a trop d’individualisme et un oubli du collectif. Globalement, “je fais ce que je veux. Je m’organise, et je vais au bureau quand cela me chante”. Et donc, il y a un rééquilibrage à faire.

Soit, du côté des entreprises, on n’est pas satisfait de la dynamique qui se crée. Donc, de manière un peu violente, “je ramène tout le monde au bureau”. Sans pour autant avoir aidé les managers à faire de leur mieux ni leur  donner les bons outils pour le faire.

À un moment, je me suis dit : “Est-ce qu’on ne pourrait pas appréhender ces sujets de manière un peu plus mature ? Comment faire le bon diagnostic, comme un médecin ? C’est-à-dire, en fait, pourquoi ça ne marche pas ?” Le sujet est plus large que le constat que les salariés ne reviennent pas au bureau. C’est plus profond.

Les entreprises ne font pas forcément le lien, à mon avis, entre les problèmes immobiliers, les problèmes d’organisation et les méthodes de management. J’ai l’impression qu’ils cloisonnent souvent.

Zevillage : Qu’est-ce que l’Hybrid index va apporter aux entreprises qui l’utilisent ?

N.M.L’Hybrid index sert à montrer aux entreprises que le travail hybride recouvre plusieurs sujets. Nous en avons identifié une douzaine, regroupés  en trois catégories et quarante questions, autour de l’immobilier, de l’organisation et du management. L’index permet de voir si l’entreprise est homogène dans l’approche de ces trois catégories. Si l’on fait  revenir brutalement les gens au bureau et, qu’en même temps, on veut être une organisation agile ou collaborative, c’est difficile.

Si l’entreprise possède des bureaux hyper ouverts, avec du télétravail et du coworking, mais qu’en même temps, la culture de l’écrit est faible et que les managers ne sont pas accompagnés, cela ne fonctionne pas.  

Zevillage : On reviendra au fonctionnement de l’Index. Tu pourrais développer ce lien entre l’agilité de l’entreprise et la nécessité d’harmoniser les trois catégories de l’index autour de l’immobilier, de l’organisation et du management ?

N.M. Suite  à la pandémie, le rapport de force, qui penchait largement en faveur des employeurs, s’est inversé, offrant aux travailleurs un nouveau levier d’influence. Faute de cadre et de suivi, cette autonomie nouvelle s’est parfois transformée en approche trop individualiste, nuisant à la performance collective.

On peut donc voir dans les décisions de retours au bureau, non pas des décisions raisonnables, mais un signal sur la nécessité de remédier aux dysfonctionnements mentionnés précédemment et de reposer collectivement des règles claires.

Reposer les règles est un vrai sujet : quelles  sont les bonnes règles adaptées à une entreprise ou à des équipes ? Comment les pose-t-on ? Comment on s’assure qu’elles sont suivies, qu’elles sont respectées et qu’elles s’ancrent dans le quotidien. Il faut aussi s’assurer que c’est fait de manière fluide et que cela permet d’obtenir une performance.

Une fois que tu as calé les rituels et que tu as calé le management qui va avec, qui anime le collectif, il faut régler le problème des outils. Est-ce qu’on a  les bons outils pour bien documenter le travail à distance, pour être transparent, pour faire que les gens qui travaillent à distance ne soient pas complètement coupés du collectif. Et après, évidemment, il faut se pencher sur le sujet des espaces. Comment les espaces peuvent permettre de faire tout cela, de ne pas créer d’isolement ?

Quand je parcours les résultats de l’Hybrid index, à chaque fois je découvre une histoire et j’identifie assez vite là où réside le cœur du problème.

On a enfin compris que les entreprises doivent être flexibles et réactives. Or, pour être flexibles et réactives, elles doivent maîtriser ces trois pôles. C’est-à-dire qu’elles en prennent  conscience et qu’elles s’organisent pour que les trois pôles fonctionnent ensemble.

Ce n’est pas en soi un problème le télétravail. Mais ce mode de travail est à la fois un révélateur de dysfonctionnement et une première étape de transformation. Aborder le sujet du télétravail oblige à se pencher sur l’organisation du bureau, sur le collectif et sur les méthodes de management.

Zevillage : Concrètement, comment cela se passe si j’utilise l’Hybrid index ?

N. M. : L’Hybrid index est un questionnaire en ligne. Nous n’avons pas automatisé l’envoi des résultats pour des raisons de qualité de données car elles sont intégrées à un benchmark. Nous voulons donc pouvoir prendre un temps de 15 à 20 minutes de restitution avec chaque personne qui utilise l’index. Ce qui nous permet de nous assurer de la cohérence des réponses apportées par la personne et d’affiner la synthèse et nos recommandations.

L’index a trois niveaux. Le premier, gratuit, propose une restitution simple du niveau de maturité de l’entreprise et de sa performance sur les 3 volets clés du travail hybride..

Le deuxième niveau est facturé 1 800 € par an et permet d’utiliser l’index pendant un an, de réactualiser les résultats et, grâce au benchmark, de se comparer avec d’autres entreprises de même taille, et, prochainement, du même secteur.

Enfin, un troisième niveau à un peu moins de 2800 € par an, est utilisable par plusieurs personnes de l’entreprise et permet en plus du benchmark de comparer les perceptions au sein d’une entreprise. Les premiers cas d’usage sont à ce titre intéressants. La DRH d’une start-up a utilisé l’index pour se situer dans sa gestion du travail hybride. Elle a ensuite demandé aux collaborateurs de son équipe de compléter le questionnaire pour voir si tout le monde était raccord et pour s’assurer qu’il n’y avait pas de biais dans les réponses. Puis elle a demandé aux membres du comex de répondre.

Ce travail a révélé des divergences de perception sur plusieurs sujets clés et a permis à l’entreprise de faire évoluer sa politique de travail hybride et la communication interne sur certains sujets (modalités, outils, …).

Testez l’Hybrid Index