Nouvelles façons d’animer les réunions ?

Les réunions de travail sont devenues tellement improductives qu’elles sont un sujet de plaisanteries dans beaucoup d’entreprises. Les pratiques sont mauvaises mais pas question de supprimer ces vaches sacrées. Alors, que faire ? Rendre les réunions utiles et efficaces, particulièrement en les animant mieux.

Qui peut se vanter de ne jamais avoir perdu son temps en réunions ? Selon un sondage OpinionWay d’avril 2017, les salariés passent 3 semaines par an en meeting (le double pour les cadres) dont plus de la moitié est jugée inefficace. La littérature sur ce sujet est d’ailleurs riche, et les critiques aussi nombreuses que les solutions ou les livres pour aider à conduire des réunions efficaces.

Côté management et productivité, il y a quoi se faire peur avec les pratiques des cadres durant les meetings si l’on en croit une autre enquête de l’Ifop pour Wisembly. Plus de 81% s’ennuient et parmi eux 51% s’occupent en envoyant des mails, 37% dessinent et… 2% surfent sur des sites de rencontre!

Les bases pour réussir ses réunions

Ce n’est pas parce que les réunions sont ennuyeuses et souvent inutiles – ou mal gérées – qu’il faut penser à les supprimer. Un meeting bien conduit est productif et permet des prises de décision participatives, des échanges de point de vue, des points d’avancement de projets, des réflexions collaboratives.

Le minimum d’organisation pour réussir sa réunion se résume à :

• préparer (envoi d’ordre du jour et des documents nécessaires à la réunion pour l’organisateur et lecture des documents pour les participants)
• penser la manière de participer à distance (technique, implication dans la réunion)
• fixer une durée et s’y tenir (attention : les participants décrochent au bout de 52’ environ, pas de réunions longues)
• faire une introduction (rappeler les buts et le déroulé, choisir un « scribe » qui rédige le compte-rendu)
• terminer par une conclusion (définition de tâches, des délais de réalisation et de responsable pour ces tâches).

Pour se conformer aux bonnes pratiques éprouvées, on veillera à n’inviter que des participants réellement intéressés par l’ordre du jour. On commencera la réunion à l’heure annoncée et tant pis pour les retardataires. On demandera aux participants de couper la sonnerie de leur téléphones portable et on les encouragera à participer de manière constructive.

Lire aussi : Toute la vérité sur les réunions en entreprise

L’agilité contre la réunionnite

Réussir un meeting est exigeant et demande du temps. Une raison supplémentaire pour ne pas en abuser. On peut aussi repenser l’organisation complète des réunions en s’inspirant par exemple des méthodes agiles.

Idéal pour des réunions de points d’équipe, le stand up meeting quotidien est une réunion courte (15’) qui se tient… debout. Chaque participant doit répondre à 3 questions :

• qu’ai-je fait hier ?
• que vais-je faire aujourd’hui ?
• quels sont les obstacles rencontrés ?

Se réunir debout évite le temps perdu en discussions sans fin et les distractions engendrées par les ordinateurs.

Aucune recette magique donc pour réussir ses réunions. Plutôt un état d’esprit qui repose sur une réflexion à propos de la finalité des réunions, du bon sens et un peu de méthode.

Et si on supprimait les réunions ?

Chez Alan, l’assurance santé, cela fait maintenant plus d’un an qu’ils ont supprimé les réunions. Et le co-fondateur et CEO, Jean-Charles Samuelian, précise dans son article qu’ils ne changeraient cela pour rien au monde.

Avant de supprimer les réunions, ils avaient mis en place un certain nombre de règles pour qu’elles ne durent pas, permettent d’aboutir à des résultats satisfaisants, etc. Bravo à eux : c’est déjà bien d’être conscient des difficultés et contraintes induites par les réunions et d’essayer d’y remédier !

Mais dans les faits, ces règles étaient soit mal suivies soit totalement oubliées. A cela venait s’ajouter la difficulté de réunir tout le monde (en présentiel ou à distance) le même jour et à la même heure. Ils ont décidé de faire les choses différemment en faisant à l’écrit ce qu’ils faisaient à l’oral.

“Ce qu‘on faisait traditionnellement à l’oral, on l’a passé à l’écrit.”

La solution choisir par Alan a été de recourir à au service en ligne Github et d’y créer des issues pour résoudre un problème, approfondir un sujet, valider des solutions. Cela a engendré de nombreux avantages :

• plus de temps perdu (et plus de temps, donc, pour ses amis, sa famille ou des activités de loisirs)
• les collaborateurs peuvent aménager/organiser leur journée de telle sorte que des périodes de travail “profond” soient possibles (les réunions peuvent couper les journées)
• les décisions prises sont meilleures car les problèmes sont posés, argumentés, on peut prendre le temps de la réflexion, il y a moins d’émotionnel
• il y a plus de transparence : tout le monde peut participer à toutes les discussions.

Un bémol ? Les notifications ! Mais là encore, Jean-Charles Samuelian et son équipe ont trouvé la réponse à apporter : suppression des notifications. Et donc pas de risque d’être interrompu. Les notifications peuvent être gérées en une fois plutôt qu’à chaque fois qu’une d’entre elles apparaît.

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(Sources : photo Wikimedia)