Du bon usage de l’email en quelques points clés

Les emails encombrent nos boîtes de réception. Ils arrivent à toute heure. Ils sont quelques fois une source de stress… Mais nous ne pouvons pas nous passer de ce formidable (et déjà ancien) outil d’échange, de communication. Natascha de Saint-Jean liste quelques (bonnes) pratiques mises en œuvre par des lauréats du palmarès des entreprises où il fait bon travailler.

Le mail est-il la bonne façon de communiquer ? L’arrivée des  médias sociaux, des RSE, de la messagerie instantanée… n’a rien changé à l’importance du mail aujourd’hui. Mais ces nouveaux outils doivent nous amener à revoir la façon dont nous utilisons le mail au quotidien. Il est pertinent de se demander, à chaque fois, si ce dernier est le meilleur canal pour envoyer un message. Par exemple, pourquoi envoyer un mail juste pour dire « merci » ? Si le destinataire est dans la pièce à côté, n’est-il pas mieux d’aller lui parler directement ?

Concernant la rédaction et la conception des mails, il y a de bonnes pratiques à connaître . Un objet explicite et clair est préférable à un objet générique ou correspondant à un ancien échange (quand vous transférez ou répondez à un message, l’objet devient vite illisible). Un texte bref, structuré, aéré est à privilégier. Vous avez plus de chance que votre message soit lu et d’avoir une réponse à vos questions. Questions, sujets, appels à l’action… qui ne doivent pas être trop importants non plus.

Le choix des destinataires est délicat. Je pense surtout à l’utilisation quelques fois abusive du « CC ». A utiliser avec parcimonie !

Ce n’est pas parce que c’est un mail qu’il ne faut pas être courtois. Faites comme si vous étiez dans la vraie vie. Utilisez les formules classiques telles que « bonjour », « merci », « s’il vous plaît », « cordialement », « bonne journée », etc.

Relisez consciencieusement votre message avant son envoi. A défaut, installez une petite application (ou activez une fonctionnalité) vous permettant d’annuler l’envoi d’un mail (dans Gmail, aller dans les « Paramètres », puis « Labos » et enfin activez « Annuler l’envoi ») , juste après son départ. C’est bien pratique quand on a fait une mauvaise manip’ ou qu’on a répondu trop vite.

En complément de ces conseils, lisez l’article du Huffington Post : « Comment trier ses mails quand on s’appelle Mark Zuckerberg, Bill Gates ou Larry Page ? »

A vous ! Quel(s) conseil(s) donneriez-vous ?