Les emails encombrent nos boîtes de réception. Ils arrivent à toute heure. Ils sont quelques fois une source de stress… Mais nous ne pouvons pas nous passer de ce formidable (et déjà ancien) outil d’échange, de communication. Natascha de Saint-Jean liste quelques (bonnes) pratiques mises en œuvre par des lauréats du palmarès des entreprises où il fait bon travailler.

Le mail est-il la bonne façon de communiquer ? L’arrivée des  médias sociaux, des RSE, de la messagerie instantanée… n’a rien changé à l’importance du mail aujourd’hui. Mais ces nouveaux outils doivent nous amener à revoir la façon dont nous utilisons le mail au quotidien. Il est pertinent de se demander, à chaque fois, si ce dernier est le meilleur canal pour envoyer un message. Par exemple, pourquoi envoyer un mail juste pour dire “merci” ? Si le destinataire est dans la pièce à côté, n’est-il pas mieux d’aller lui parler directement ?

Concernant la rédaction et la conception des mails, il y a de bonnes pratiques à connaître . Un objet explicite et clair est préférable à un objet générique ou correspondant à un ancien échange (quand vous transférez ou répondez à un message, l’objet devient vite illisible). Un texte bref, structuré, aéré est à privilégier. Vous avez plus de chance que votre message soit lu et d’avoir une réponse à vos questions. Questions, sujets, appels à l’action… qui ne doivent pas être trop importants non plus.

Le choix des destinataires est délicat. Je pense surtout à l’utilisation quelques fois abusive du “CC”. A utiliser avec parcimonie !

Ce n’est pas parce que c’est un mail qu’il ne faut pas être courtois. Faites comme si vous étiez dans la vraie vie. Utilisez les formules classiques telles que “bonjour”, “merci”, “s’il vous plaît”, “cordialement”, “bonne journée”, etc.

Relisez consciencieusement votre message avant son envoi. A défaut, installez une petite application (ou activez une fonctionnalité) vous permettant d’annuler l’envoi d’un mail (dans Gmail, aller dans les “Paramètres”, puis “Labos” et enfin activez “Annuler l’envoi”) , juste après son départ. C’est bien pratique quand on a fait une mauvaise manip’ ou qu’on a répondu trop vite.

En complément de ces conseils, lisez l’article du Huffington Post : “Comment trier ses mails quand on s’appelle Mark Zuckerberg, Bill Gates ou Larry Page ?

A vous ! Quel(s) conseil(s) donneriez-vous ?