Vous êtes un travailleur très nomade ? Vous pratiquez le télétravail avec beaucoup de collaborateurs ou de partenaires ? Vous êtes un télétravailleur qui partage beaucoup de dossiers ? Vous jonglez avec les ordinateurs ?

Dropbox, solution de partage de fichiers à distance en temps réel est sûrement faite pour vous.

La solution de base est gratuite (stockage de 2 Go) mais vous pouvez augmenter votre capacité de stockage : 50 Go pour 9,99 $/mois ou 100 Go pour 19,99 $/mois.

Après avoir téléchargé une petite application sur votre ordinateur (existe pour tous les systèmes d’exploitation), vous pouvez glisser vos dossiers de travail dans Dopbox : tous ceux que vous y glisserez seront donc copiés sur le serveur distant de Dopbox.

Ensuite, Dropbox synchronise en temps réel ces fichiers (peer-to-peer invisible pour l’utilisateur) entre votre disque dur et leur serveur. Cette solution est donc aussi un moyen de sauvegarde automatique de vos fichiers.

Vous pouvez également partager un ou plusieurs dossiers avec d’autres. Une fois le partage accepté, les dossiers existeront sur les disques durs de chaque personne autorisée.

La synchronisation se fera en temps réel et vous serez informé des modifications des autres utilisateurs par l’ouverture d’un petit pop-up.

Vous pouvez ainsi travailler en temps réel sur un même fichier (à condition d’avoir les mêmes logiciels sur les ordinateurs de chaque personne en partage) sans vous soucier des versions : le document de travail partagé à distance est le même pour tous.

Quels usages de Dropbox ?

Depuis un an et demi que j’utilise Dopbox, je lui ai trouvé beaucoup d’utilisations et j’aurai du mal à m’en passer :

  • synchronisation de mes fichiers entre plusieurs ordinateurs. J’ai installé l’utilitaire de Dopbox sur chacun et j’ai donc accès à tous mes fichiers à jour depuis n’importe quelle machine, Mac, PC, téléphone et iPhone-like
  • partage ponctuel pour une mission. Je crée un (ou plusieurs) dossier pour cette mission que je partage avec mes interlocuteurs, prestataires ou clients. Plus de pièces attachées par mail, plus de fichiers perdus, plus de problèmes de versions
  • sauvegarde en temps réel. Tous les fichiers glissés dans Dopbox sont sauvegardé, fini les disques durs externes à transporter ou les pertes de fichiers
  • accès à mes fichiers sans ordinateur. J’accède à tous mes fichiers synchronisés sur Dropbox depuis n’importe quel ordinateur connecté à l’Internet grâce à l’interface Web ; pensez à fermer votre session si vous vous vous connectez depuis un lieu public…
  • partage permanent avec des partenaires. Dropbox facilite l’intégration progressive de partenaires grâce au partage de ressources. Cela me permet de tester un fonctionnement de type « entreprises 2.0 » dans laquelle plusieurs petites structures – ou indépendants – collaborent sur un projet important comme s’ils travaillaient dans la même entreprise. C’est évidemment valable aussi pour un  télétravailleur salarié.

On peut être réticent à l’idée d’avoir un logiciel qui tourne en tâche de fond sur son ordinateur mais cette réticence tombe devant les bénéfices de la solution. Pensez que Dropbox demande un peu de mémoire vive ressources et que vous devez disposez d’une bonne connexion à l’Internet (en 3G cela fonctionne mais c’est plus lent…).

D’autre solutions concurrentes de Dropbox existent. N’hésitez pas à donner votre avis en commentaire.

En savoir plus

  • Voir la présentation et les explications détaillées de Dropbox par Jean-Christophe Courte sur Urbanbike et sa manière de gérer les problèmes de sécurité/confidentialité.
  • Téléchargez et consultez notre Guide du télétravail pour découvrir d’autres outils de travail à distance.
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