Afin de vous aider à préparer votre plan de continuité d’activités pour faire face à la pandémie de grippe A, je vous ai sélectionné mes 10 outils collaboratifs préférés qui vous permettront de télétravailler à l’abri du virus.
Ils sont en fait 11, car, pour le wiki j’ai proposé 2 solutions.
Ces outils sont tous gratuits (au moins dans leur version de base) et accessibles par le Web (sauf Skype et Dropbox). Ils ne devraient donc pas poser trop de problèmes de sécurité aux systèmes informatiques de votre entreprise. Ils sont multiplateformes (PC, Mac ou Linux) et utilisables depuis un navigateur (Firefox recommandé).
J’ai choisi de vous les recommander parce que je les connais bien : je les utilise au quotidien. De plus, leur temps d’apprentissage est court et convient donc bien à une situation de crise.
Ils vous permettront de travailler en groupe depuis chez vous, d’organiser vos rendez-vous, d’échanger, de partager des fichiers, même lourds, de travailler à plusieurs sur les même documents, de communiquer, de réaliser des conférences à distance, de téléphoner, de réaliser des démonstrations en ligne, de former, d’animer votre communauté (collaborateurs, clients)…
Skype
La solution de téléphonie IP s’est sérieusement enrichie au fil des ans. Elle permet aujourd’hui, dans sa dernière version de réaliser des vidéoconférence à 2, des audioconférences à plusieurs et de partager son écran avec son interlocuteur pour expliquer ou montrer le fonctionnement d’un logiciel.
Dropbox
Dropbox est une solution de partage-synchronisation de fichiers qui peut aussi servir de sauvegarde en ligne (2 Go de stockage dans la version gratuite)
Pour partager un fichier (et travailler à plusieurs sur le même document), vous le placez par un simple glisser-déposer dans un dossier pour lequel vous autorisez l’accès. Vous pouvez ainsi partager différents dossiers avec différents correspondants. Ou accéder à vos dossiers depuis plusieurs ordinateurs.
Gmail
Bien que l’email ne soit pas un outil très productif, il est difficile de s’en passer dans un cadre professionnel traditionnel. Un service de messagerie accessible par le Web est donc indispensable en mobilité.
Gmail est un webmail puissant équipé d’un moteur de recherche interne très efficace (on est chez Google) pour retrouver ses courriers archivés. Depuis peu, on peut aussi classer ses messages dans des dossiers. Gmail est équipé d’un antispam intelligent, qui apprend, et permet de stocker 7 Go d’archives.
Google doc
Avec votre compte Gmail vous avez accès à la famille des applications de Google dont Google doc qui offre des outils bureautiques gratuits (traitement de texte, tableur, présentations et utilitaired e création de questionnaires en ligne), compatibles avec la suite Office et avec Open Office.
Yuuguu
Yuuguu est une solution web de partage d’écran et de conférence web. Dans sa version gratuite, les participants sont limités à 5.
Yuuguu s’interface avec Skype à qui il offre des possibilité accrues.
xWiki et Netcipia
xWiki est une suite d’outils collaboratifs open source gratuits : wiki, site web participatif, intranet/extranet, veille collaborative… xWiki doit être installé sur un serveur.
Si vous préférez une solution mutualisée, sans aucune installation, Netcipia vous permettra de créer un site web collaboratif, une sorte de wiki convivial et simple d’emploi (Netcipia a été développé sur xWiki).
Twitter est un phénomène qui vous sera utile à beaucoup de choses : outil de microblogging (on poste des messages limités à 140 caractères qui sont lus par « notre » communauté), Twitter vous permet des échanges rapides et une veille pointue. Il peut aussi être utilisé comme messagerie instantanée privée si on réduit l’accès de son compte.
Doodle
Doodle est un petit utilitaire en ligne très précieux qui permet de fixer une date à plusieurs (vous avez déjà essayé d’arrêter une date de rendez-vous à 20 personnes en utilisant le mail ?) ou de faire un choix entre plusieurs propositions. Développé par un Suisse, il est aujourd’hui interfaçable avec des réseaux sociaux comme facebook.
WordPress
WordPress est « la » solution de blog la plus évoluée qui, au fil des versions, est devenu un véritable CMS (logiciel de gestion de contenu pour gérer un site web). Il existe en deux versions, l’une à installer sur un serveur, et l’autre en ligne, mutualisée, wordpress.com.
Jimdo
Jimdo est une solution de création en ligne de sites web (gratuits dans la version de base) très intuitive et équipée de fonctionnalités bien pensées : dans la version payante vous pouvez incorporer un blog ou une solution de newsletter à votre site. Développé en Allemagne, il est aujourd’hui multilingue.
Et vous, vous utilisez quoi comme outils collaboratifs ?
Excellent – j’utilise 8 sur 10 et va tenter les autres
Considérer l’email comme « un outil pas très productif », et considérer, dans le même temps, twitter comme un « phénomène utile à beaucoup de chose » me paraît bien surprenant.
Skype est effectivement très répandu, mais il faudra rapidement chercher des solutions alternatives, sur des protocoles « ouverts ».
Jabber est celui qui s’en rapproche le plus à mon sens, au moins pour la partie messagerie instantanée (utile en travail à distance), avec des travaux en cours vers la partie VoIP (Jingle notamment).
En savoir plus :
http://fr.wikipedia.org/wiki/Extensible_Messaging_and_Presence_Protocol
Merci pour cette liste, et content d’en utiliser une bonne partie ^^
Pour les autres, j’ai mes préférences.
Par exemple, je n’utilise jimdo mais webjam – même genre, pas en français, mais très très pratique dès qu’on veut un site un peu avancé « socialement » parlant.
Yuguuu, à tester – mais mon débit internet me permet rarement des fonctionnalités comme le partage d’écran.
Sinon, il y a un logiciel que j’ai découvert très récemment et qui est top pour « tracker » vos différentes activités de la journée. Désolé, il n’est dispo que sur Mac : on the job – http://stuntsoftware.com/OnTheJob/
Franchement, c’est épatant, et le télétravail demande parfois quelques coups de pouce pour faire des bilans en fin de journée / semaine / mois : « Ah oui, là quand même j’ai passé beaucoup trop de temps sur ce projet ! » (notez que l’inverse est possible aussi, hein… ^^)
Super article Xavier, super idée! Merci d’y avoir mis Jimdo! Sinon, je ne connaissais pas yuuguu, ca a l’air sympa! C’est un peu le même principe que Spark-Angels ou rien à voir? 🙂
Bonjour,
très bon article!
j’ajouterais cependant PersonAll pour agréger toutes ces données dans un portail personnalisable et collaboratif et reseau social. De plus PersonAll permettra de partager et de recommander la vieille et les connaissances de chacun de manière très conviviale.
PersonAll intègre déjà les Google apps, Xwiki, applications d’enteprises et flux d’actualites (rss, widgets…)
http://www.Personall-software.com
Je pense que Dropbox est accessible via le web; on peut s’en servir sans avoir téléchargé l’application.
Dans les outils collaboratifs, je cherche désespérément un système de vidéoconférence simple, permettant d’avoir cinq à six webcams pour une réunion et également la possibilité de visionner des documents. J’ai bien essayé tokbox, mais la qualité de son n’est pas bonne du tout. Quelqu’un a une idée?
quelqu’un a-t-il déjà testé un logiciel de dictée vocale type « Dragon Naturally speaking » ? cela est-il efficace et la prise en main est-elle facile ?
bref, le conseillez vous pour gagner en productivité ? merci
@_frg : je confirme, le mail est improductif. Pour faire court il est utilisé pour beaucoup de choses pour lesquelles il n’est pas adapté, comme le travail en groupe ou l’envoi de fichiers.
Ajoutez à cela que beaucoup de gens l’utilisent mal et abusent des destinataires multiples, plus le spam (même légal) et vous comprendrez qu’on peut s’en passer pour beaucoup de choses.
Twitter est très productif si on ne passe pas sa vie à jouer avec 😉 L’usage dont je parle (chat interne) ou une veille ciblée est fort utile.
@ Thierry : je suis d’accord, les protocoles ouverts et l’open source sont mieux que les logiciels propriétaires.
Mais l’objet de mon article est centré sur les usages professionnels d’aujourd’hui. Et là, il faut bien reconnaître la supériorité de la taille du parc d’utilisateurs de Skype.
Chines : d’accord pour la parano, il en faut. Mais alors n’utilisons plus aucun logiciel de Microsoft non plus, ni le mail, ni le WiFI 😉
Mais, encore une fois, on est bien obligé de prendre en compte les normes, les usages et les outils existants pour travailler. Et donc d’avoir une réflexion bénéfice/risque.
Je l’ai faite et j’utilise malgré tout les suites Google ou Microsoft.
@Cédric : merci, c’est en effet utile de s’organiser quand on télétravaille. Et la gestion du temps est extrêmement importante.
@arnod’mental : ce logiciel Trac est très orienté « développement » ou il peut être utilisé pour d’autres secteurs d’activité ?
@ Fred : j’ai essayé Naturally speaking mais je l’ai laissé tomber pour rédiger des articles. En fait, je n’ai pas trouvé d’usages dans lequel je doive saisir beaucoup de texte à la file 😉 Et il est gourmand en mémoire vive…
@ Jean-Luc : oui Dropbox est accessible par le Web aussi. Mais, à l’usage, je préfère la solution installée sur mon disque dur, plus fluide et plus pratique.
Yuuguu est pas mal pour la visio-conférence. Sinon, j’avais aussi failli mettre Dim-Dim dans ma liste : il ne fait que cela http://www.dimdim.com.
@ Amélie : Merci du gentimentaire. Yuuguu fait ce que fait Sparkangels (le graphsiem est plus sympa) mais aussi de la visioconférence.
trac est très orienté développement en effet, je pense qu’un outil comme xwiki aura des atouts que Trac n’a pas (à voir en profondeur) dès lors qu’il n’y a pas de code informatique en jeu dans le projet. ça reste tout de même un outil de gestion de projets qui peut fonctionner sans avoir un dépôt de code source derrière, mais il perd alors tout son charme. Cet outil est un super pont entre mes clients qui sont formés en équipe (mais pas du tout, du tout, informaticiens), mes confrères qui participent aux projets, et moi-même.
Bien content que personne n’aie parlé du téléphone au fait, c’est ma bête noire : plus mes clients m’ont au téléphone, plus ils ont l’impression que je bosse, alors que c’est tout le contraire. Faut dire, je suis un ours.
Il y a aussi les outils de Bookmarking social. Delicious , Yoolink , Jamespot, MisterWong. Et leurs avatars « payants » pour l’entreprise. yoolinkpro et jamespot.pro
Très pratique pour s’échanger des infos rapidement et être alerté quand ca bouge.
En plus, contrairement à Twitter on n’est pas réduit à 140chars et on peut mettre des photos etc…
Ne pas oublier aussi Blogger. Rapide et direct pour poster qqchose.
Très bonne liste ! 🙂
Nous sommes (chez Yoolink) des grands fans de Twitter, Yuuguu (malgré son nom imprononçable, un détail qui a son importance chaque fois qu’on fait une démo de nos services..), sans oublier Skype et WordPress. Il manque peut-être Basecamp dans cette liste, et YoolinkPro! 🙂
Pour faire une rapide présentation: YoolinkPro est une sorte de plateforme d’échange et de capitalisation autour de l’information. On y retrouve des fonctions de sauvegarde/partage de liens, d’upload de fichiers, mais aussi de communication (avec en quelque sorte un Twitter intégré, des commentaires pour échanger autour de l’information, etc.)
C’est un outil polyvalent et pas cher (29€/mois +1€/utilisateur) qui se déploie en 5 minutes. N’hésitez pas à essayer le service sur http://www.yoolinkpro.com, il y a un mois d’essai gratuit sans engagement, nous sommes toujours intéressés par vos remarques.
Güven
Güven, j’ai failli ajouter Basecamp 😉 J’ai écarté Yoolink, que je connais, car j’avais choisi de me limiter à des outils gratuits, au moins dans leur version de base.
Ce n’est pas un comparatifs d’outils collaboratifs, c’est une liste d’outils indispensables et gratuits pour des télétravailleurs.
@Chines: normalement, nous faisons en sorte que nos layouts respectent les standards W3C. Les sites Jimdo sont accessibles aux mal-voyants (corrigez-moi si vous trouvez des erreurs, mais nous y faisons attention normalement).
@Xavier : Il y a aussi une version gratuite de yoolink : http://www.yoolink.fr
Pour info Yuuguu est vraiment très bien (à part le nom de domaine impossible à expliquer au téléphone), par contre il faut assez vite passer en version payante (ce qu’on a fait) la version gratuite ne permettant pas un très long temps de réunion sur le mois.
Il y a aussi redmine qui est très utilisé par les développeurs pour suivre l’évolution des projets.
Arnod’mental : « Plus mes clients m’ont au téléphone, plus ils ont l’impression que je bosse » ! Bien vu.
L’un des avantages du télétravail c’est l’isolement qui permet la concentration, plus difficile dans un bureau. Pas isolé tout le temps, juste quand on le choisi.
Ours ou moins ours on a besoin de calme, de silence sans téléphone 😉
En plus :
xwiki
En plus :
Comptabilité+gestion (itool)
wuala (dropbox-like)
SyncBack
et du téléphone fixe conventionnel (hé oui cela existe encore)
En moins
google doc : (maintenu en format pdf), le format doc réserve trop de mauvaises surprises au final
Yuugu pas testé mais je veux bien tenté un prochain bureau distant des explo ainsi!
Sophie, je n’ai pas intégré à ma liste tous les outils pour PME (gestion, dématérialisation, etc.) qui feront l’objet d’une autre sélection.
Perso j’en utilise 2 sur les 10 données.
Il faudrait rajouter les solutions pro.
Pour la solution IP, notre entreprise a tout simplement mis en place la solution VoIP de Keyyo pour ses salariés. Le principe est nous sommes joignables à notre domicile avec notre numéro personnel. Ce qui fait qu’en cas d’imprévus, de maladie, nous restons travaillé à la maison. Nous bénéficions de tous les outils téléphoniques comme l’annuaire, numéro abrégé, CTI, conférence, …
C’est + pratique et – stressant.
Alternative a trac = indefero en php
basecamp = taskii avec une version gratuite
todo et collaboration = producteev
Merci Olivier de ces précisions… concises 😉
Taskii est bien en effet, plus léger que basecamp en tout cas.
Skype c’est bien, mais ce n’est pas un outil professionnel ou alors vraiment très peu. Si vous n’avez pas votre ordinateur allumé, pas d’appel..
@Xavier, désolé pour le style télégraphique, c’est l’effet téléphone !
Une liste d’outils efficaces et gratuits, génial !!! Dans le même registre, il existe aussi TALA.
C’est un service web alliant visioconférence (jusqu’à 8 personnes simultanément), outils de travail collaboratifs (wikis, sondages, forums, flux, agendas et docs partagés etc) et outils de gouvernance (conseils d’administration, assemblées générales etc).
C’est une solution développée uniquement à partir de logiciels libres (inclue notamment Drupal et Doodle)Vous pouvez essayer TALA librement sur le site de sa communauté => http://www.tala.coop