Afin de vous aider à préparer votre plan de continuité d’activités pour faire face à la pandémie de grippe A, je vous ai sélectionné mes 10 outils collaboratifs préférés qui vous permettront de télétravailler à l’abri du virus.

Ils sont en fait 11, car, pour le wiki j’ai proposé 2 solutions.

Ces outils sont tous gratuits (au moins dans leur version de base) et accessibles par le Web (sauf Skype et Dropbox). Ils ne devraient donc pas poser trop de problèmes de sécurité aux systèmes informatiques de votre entreprise. Ils sont multiplateformes (PC, Mac ou Linux) et utilisables depuis un navigateur (Firefox recommandé).

J’ai choisi de vous les recommander parce que je les connais bien : je les utilise au quotidien. De plus, leur temps d’apprentissage est court et convient donc bien à une situation de crise.

Ils vous permettront de travailler en groupe depuis chez vous, d’organiser vos rendez-vous, d’échanger, de partager des fichiers, même lourds, de travailler à plusieurs sur les même documents, de communiquer, de réaliser des conférences à distance, de téléphoner, de réaliser des démonstrations en ligne, de former, d’animer votre communauté (collaborateurs, clients)…

Skype

La solution de téléphonie IP s’est sérieusement enrichie au fil des ans. Elle permet aujourd’hui, dans sa dernière version de réaliser des vidéoconférence à 2, des audioconférences à plusieurs et de partager son écran avec son interlocuteur pour expliquer ou montrer le fonctionnement d’un logiciel.

Dropbox

Dropbox est une solution de partage-synchronisation de fichiers qui peut aussi servir de sauvegarde en ligne (2 Go de stockage dans la version gratuite)

Pour partager un fichier (et travailler à plusieurs sur le même document), vous le placez par un simple glisser-déposer dans un dossier pour lequel vous autorisez l’accès. Vous pouvez ainsi partager différents dossiers avec différents correspondants. Ou accéder à vos dossiers depuis plusieurs ordinateurs.

Gmail

Bien que l’email ne soit pas un outil très productif, il est difficile de s’en passer dans un cadre professionnel traditionnel. Un service de messagerie accessible par le Web est donc indispensable en mobilité.

Gmail est un webmail puissant équipé d’un moteur de recherche interne très efficace (on est chez Google) pour retrouver ses courriers archivés. Depuis peu, on peut aussi classer ses messages dans des dossiers. Gmail est équipé d’un antispam intelligent, qui apprend, et permet de stocker 7 Go d’archives.

Google doc

Avec votre compte Gmail vous avez accès à la famille des applications de Google dont Google doc qui offre des outils bureautiques gratuits (traitement de texte, tableur, présentations et utilitaired e création de questionnaires en ligne), compatibles avec la suite Office et avec Open Office.

Yuuguu

Yuuguu est une solution web de partage d’écran et de conférence web. Dans sa version gratuite, les participants sont limités à 5.

Yuuguu s’interface avec Skype à qui il offre des possibilité accrues.

xWiki et Netcipia

xWiki est une suite d’outils collaboratifs open source gratuits : wiki, site web participatif, intranet/extranet, veille collaborative… xWiki doit être installé sur un serveur.

Si vous préférez une solution mutualisée, sans aucune installation, Netcipia vous permettra de créer un site web collaboratif,  une sorte de wiki convivial et simple d’emploi (Netcipia a été développé sur xWiki).

Twitter

Twitter est un phénomène qui vous sera utile à beaucoup de choses : outil de microblogging (on poste des messages limités à 140 caractères qui sont lus par “notre” communauté), Twitter vous permet des échanges rapides et une veille pointue. Il peut aussi être utilisé comme messagerie instantanée privée si on réduit l’accès de son compte.

Doodle

Doodle est un petit utilitaire en ligne très précieux qui permet de fixer une date à plusieurs (vous avez déjà essayé d’arrêter une date de rendez-vous à 20 personnes en utilisant le mail ?) ou de faire un choix entre plusieurs propositions. Développé par un Suisse, il est aujourd’hui interfaçable avec des réseaux sociaux comme facebook.

WordPress

WordPress est “la” solution de blog la plus évoluée qui, au fil des versions, est devenu un véritable CMS (logiciel de gestion de contenu pour gérer un site web). Il existe en deux versions, l’une à installer sur un serveur, et l’autre en ligne, mutualisée, wordpress.com.

Jimdo

Jimdo est une solution de création en ligne de sites web (gratuits dans la version de base) très intuitive et équipée de fonctionnalités bien pensées : dans la version payante vous pouvez incorporer un blog ou une solution de newsletter à votre site. Développé en Allemagne, il est aujourd’hui multilingue.

Et vous, vous utilisez quoi comme outils collaboratifs ?