La collaboration : une réalité en devenir

La transformation digitale se traduit dans les entreprises de différentes manières. Il y a cependant un objectif commun mis en avant par les dirigeants interrogés : ils souhaitent que leurs collaborateurs travaillent ensemble de manière plus efficiente pour stimuler la productivité. Cependant, comme tout ce qui repose sur l’humain, la collaboration ne se décrète pas. La première étape est de s’assurer que chacun ait la même représentation de ce qu’elle signifie. Ensuite les retours d’expérience montrent que différents facteurs facilitent son développement.

Tout d’abord, qu’entend-on par collaboration et pourquoi est-elle si importante dans le contexte actuel ?

Elle consiste à faire en sorte qu’un groupe d’individus réalise un travail commun en lien avec un objectif et un résultat attendu. Ceci dans un environnement de plus en plus imprévisible et complexe. L’enjeu est donc d’accompagner les collaborateurs afin qu’ils adoptent un nouvel état d’esprit fondé sur des valeurs communes.

Les raisons de l’émergence du travail collaboratif

Elles sont multiples :

• l’avènement de la génération Y qui partage naturellement sur les réseaux sociaux
• l’empowerment individuel amené par Internet avec l’émergence de communautés, la possibilité donnée à chacun de s’exprimer et d’être force de proposition
• l’émergence de nouveaux modes de travail : nomadisme, free-lance, partenariat grands-groupe / start-up, globalisation
• l’obligation face à la concurrence d’accélérer le time to market et de libérer la créativité
• la nécessité d’accélérer les décisions dans un environnement complexe nécessitant de combiner différentes expertises en s’appuyant sur les bonnes informations
• la maturité technologique qui facilite la circulation et le partage de l’information.

Les compétences à développer

Le développement des modes de travail collaboratifs n’est pas un long fleuve tranquille, en particulier dans des entreprises dotées d’une organisation traditionnelle basée sur une structure hiérarchique avec des silos freinant le partage d’informations. Avant tout, Il convient de partager des valeurs (transparence, confiance, …) et de développer puis de valoriser des compétences comme :
• l’engagement des collaborateurs qui va se traduire par une écoute active et un ancrage dans l’instant présent
• l’authenticité en étant soi-même
• la volonté d’apprendre et de découvrir en faisant preuve d’ouverture d’esprit
• le respect des autres : être reconnaissant du temps passé, du rôle joué par chacun et de la valeur qu’il apporte
• l’adoption d’une positive attitude s’appuyant sur la résilience
• l’orientation « résultat focus » afin de passer des idées à la concrétisation

Qui dit collaboration, dit communication. Là encore quelques challenges sont à relever.

Il est un fait que d’ici à 2020, les Millenials représenteront 50% de la population active. Au sein des entreprises cohabitent 4 générations. Chacune d’elle privilégiant des canaux de communication très différents. Ainsi, la génération Z affectionne les appels vidéo, pendant que la génération Y privilégiera les réseaux sociaux et les SMS, la Génération X les email et SMS et pour finir les baby boomers plutôt les face à face et le téléphone voire les emails.

Ce type de cartographie largement partagée mérite d’être connue mais Il est important d’éviter toute généralisation. En effet, il est courant que des personnes dites senior soient « digital friendly » alors que dans le même temps un Millenial pourra ne pas être si à l’aise que cela avec les outils digitaux au sein de l’entreprise. En effet l’usage dans le cadre personnel ne peut pas toujours être transposé dans le cadre professionnel ; l’aspect stratégique et les besoins clients devant être pris en compte.

Une fois ce constat posé, comment faire en sorte qu’au-delà des préférences, toutes ces générations communiquent aisément ? En faisant évoluer les pratiques de chacun ? Pas de recette miracle mais un mix à construire en combinant différents dispositifs comme : le tutorat, le mentoring (reverse ou classique), la présence d’ambassadeurs (qui partageront leur expertise et réaliseront des transferts de connaissance), le e-learning voire des Mooc.

La communication évolue alors en mode réseau et non plus en suivant les lignes hiérarchiques. Ce qui peut générer quelques freins de la part des managers le temps de prendre la mesure de leur nouveau rôle, voire de le réinventer en s’appuyant sur différentes innovations managériales.

Le rôle du management

L’attitude des managers apparait essentielle dans le développement de la collaboration. En effet, dans l’étude Open Mind Kfé / IPSOS, pour 34% des personnes interrogées, les comportements managériaux sont un frein au développement du collaboratif dans leur entreprise. La transformation digitale vise à créer de la transversalité en cassant les silos intra et inter services.

Vis-à-vis de son équipe, le manager doit-être un leader inspirant et évoluer vers un rôle de coach visant à développer les talents, favoriser l’engagement et l’agilité de chacun de ses collaborateurs au travers de démarches participatives. Il apportera de la méthodologie, développera des séances de créativité, permettra à chacun de s’exprimer, valorisera les initiatives et fera du 1+1 = 3 une réalité.

Par ailleurs, la qualité des échanges avec ses pairs et clients internes lui permettra de capter les signaux faibles et d’identifier en quoi son équipe pourra apporter de la valeur et contribuer à la croissance de son entreprise.

Les plates-formes collaboratives : un support au développement de la collaboration

Les outils sont désormais matures pour accompagner l’acculturation à la collaboration et des usages courants tels que :

•  organiser une réunion depuis l’identification des créneaux communs disponibles jusqu’à l’établissement de l’ordre du jour en co-création
• déclencher un échange en chat de manière impromptue, partager un document et intégrer d’autres personnes si nécessaire en cours d’échange
• gérer un projet en responsabilisant chacun et avec des membres à distance : co-gestion de management visuel de type kanban, animation de morning briefing avec des équipes distantes, piloter des projets en mode agile est désormais possible via des outils tels Trello, Planner, Wimi…
• gérer du contenu : co-créer et coopérer sur un même document de manière synchrone ou pas
• accompagner les nouveaux modes de travail (télétravail, nomadisme) : les outils de vidéo-conférence, les messageries instantanées, permettent d’organiser une réunion d’équipe avec des collaborateurs distants éparpillés sur plusieurs sites alors que d’autres sont au siège
• créer et animer des communautés d’experts world wide
• partager la connaissance.

Dans le domaine de la gestion de projet, la combinaison de la collaboration et du Lean a vu l’émergence d’outils numériques facilitant également la collaboration à distance incluant du management visuel et engageant chaque collaborateur dans le cadre des méthodologies agiles.

L’évolution, l’appropriation de nouveaux processus collaboratifs se fait progressivement. Ainsi, passer de l’envoi d’un email avec une pièce jointe à un email incluant un lien vers un document dans le cloud, puis à une application de collaboration incluant un espace commun de partage de documents avec un fil de conversation n’a rien de naturel. Certains collaborateurs ont besoin d’être formés, de comprendre l’usage du collaboratif (ce n’est pas inné pour tous).

Espaces de travail et connectivité

De nouveaux espaces de travail se multiplient avec des espaces adaptés à chaque situation de travail. L’on voit se multiplier des lieux de travail où cohabitent des espaces calmes favorisant la concentration, d’autres, plus ouverts pour la créativité, des salles de réunions et des espaces de détente pour se ressourcer.

Quel que soit l’espace de travail, un enjeu important est la connectivité et en particulier la qualité de l’infrastructure réseau. Dans une études IPSOS – WiredScore en 2017, 60% des cadres indiquaient passer plus de 50% de leur temps de travail connectés à Internet.

Dans le même temps 84% affirmaient rencontrer des problèmes de connexion internet au travail. Et pour 86% d’entre eux une coupure d’internet empêche de travailler contre 56% pour une coupure de téléphone. Le nomadisme au sein des locaux induit par les travaux en groupe, réunions… nécessite une infrastructure Wifi robuste et sécurisée.

Dans le contexte de transformation numérique avec le déploiement de plate-forme collaboratives en mode SaaS s’appuyant sur des infrastructures dans le Cloud, la qualité du réseau est un des éléments clés de l’expérience collaborateur.

Améliorer la connectivité quotidienne des collaborateurs est donc un des facteurs clés de performance et de motivation pour les collaborateurs. Au-delà il s’agit également d’un critère primordial dans le choix des locaux d’une entreprise. Pas de connectivité, pas de collaboration en réseau !

Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite – Henri Ford

Encourager la culture de la collaboration c’est faire le pari de l’intelligence collective au service de la créativité et de la performance. Un pré requis sera de définir clairement le rôle et les responsabilités de chacun, d’encourager, via des feed-back positifs, les pratiques collaboratives comme le partage d’information, la communication, l’entraide, le service. Chacun pourra tour à tour être consommateur et acteur au sein de communautés d’experts, d’équipes projet, de partenariats.

Les transformations amenées par la collaboration impliquent également une évolution de posture des managers en phase avec les besoins de leurs collaborateurs. Quant aux solutions collaboratives elles constituent un vecteur d’accélération étant bien entendu qu’elles ne seront qu’un moyen et donc une condition nécessaire mais pas suffisante au changement.